En resumen
«Electrónico» y «con trazabilidad» no son lo mismo. Una hoja de cálculo cumple lo primero y falla lo segundo: cualquiera la edita y el archivo no conserva memoria de quién cambió qué.
La conversación que se repitió todo el verano
«Ya lo llevamos en Excel, entonces ya cumplimos». Fue la respuesta más común en los primeros meses, y es entendible: la ley dice electrónicamente, y una hoja de cálculo es, sin discusión, electrónica.
El problema es que la obligación no se agota en el adjetivo. El registro existe para servir de prueba, y una hoja de cálculo es mala prueba.
Tres cosas que una hoja de cálculo no puede hacer
No sabe quién escribió el dato
La celda dice 08:02. No dice si lo escribió la persona trabajadora al llegar, el supervisor a media mañana de memoria, o alguien el viernes cuadrando la quincena. Para efectos de prueba, los tres casos son indistinguibles.
No conserva lo que había antes
Cuando alguien corrige 08:47 por 08:00, el 08:47 deja de existir. No queda rastro de que hubo un cambio, ni de quién lo hizo, ni de por qué. El archivo se ve impecable justamente porque borró su propia historia.
Depende de la buena fe de quien la custodia
Es el punto que más incomoda y el más importante. Un registro que puede modificarse sin dejar huella sólo vale lo que valga la credibilidad de quien lo guarda. En un juicio, esa credibilidad es exactamente lo que está en disputa.
El contraejemplo que conviene tener en la cabeza
Un sistema con trazabilidad hace lo contrario en los tres puntos: identifica quién marcó, pone el sello de tiempo del lado del servidor en lugar del dispositivo, y trata cada corrección como un hecho nuevo con autor y motivo, sin tocar el dato original.
No es tecnología complicada. Es una decisión de diseño sobre si el sistema sirve para administrar o para probar. La reforma pide lo segundo.
Si quieres el detalle de lo que exige el artículo, está en la guía de la reforma.