En resumen
Seis semanas alcanzan para probar el registro con un grupo pequeño, encontrar los casos raros y llegar a enero con un proceso que ya funciona en lugar de uno recién estrenado.
Entrada programada. Está escrita y fechada para publicarse en su mes. La dejamos accesible desde ahora porque su contenido es útil antes de esa fecha.
Por qué un piloto y no un arranque completo
Encender el registro para toda la empresa el 2 de enero concentra todos los problemas en la peor semana posible. Un piloto mueve esos problemas a noviembre, cuando todavía hay margen para resolverlos.
Semana 1 — Elegir el grupo
Entre veinte y sesenta personas, y deliberadamente del caso más difícil, no del más fácil. Si tienes cuadrillas en obra o personal en ruta, ese es el grupo. Probar con la oficina no te enseña nada que no sepas.
Semana 1 — Informar y recabar la aceptación
Antes de la primera marca. Qué se va a registrar, para qué, qué no se registra, y cómo se corrige un error. La aceptación se guarda con fecha. Este paso es el que sostiene el valor probatorio y el que más se subestima.
Semanas 2 y 3 — Registrar en paralelo
Sin apagar lo que ya tienes. Dos registros simultáneos durante dos semanas te dan lo único que importa en esta fase: las diferencias. Cada discrepancia entre el método viejo y el nuevo es un caso que no habías considerado.
Semana 4 — Revisar las excepciones
Aquí aparecen los de siempre: quien se quedó sin batería, quien cambió de turno a media semana, el centro con mala señal, la persona que no usa WhatsApp. Ninguno es motivo para detener el proyecto; todos son motivo para tener una regla escrita antes de enero.
Semana 5 — Cerrar un periodo completo
Sacar el reporte, calcular horas extra, y mandarlo a nómina como si fuera real. Es la prueba que de verdad importa: no si la gente marca, sino si el dato llega correcto hasta el pago.
Semana 6 — Decidir y documentar
Qué se extiende, a quién, en qué orden, y con qué reglas de corrección. Al final de esta semana deberías tener un procedimiento escrito de una o dos páginas. Ese documento, más el historial acumulado, es lo que te separa de quien arranca en enero desde cero.
El error más común. Elegir el grupo más cooperativo para que el piloto salga bien. Sale bien, no aprendes nada, y los problemas reales aparecen en enero con toda la plantilla dentro.